忘年会の幹事を頼まれて、引き受けてしまったのは良いけれど、
今まで幹事なんてやった事がなかったものだから、初めての幹事に、
何をどうすれば良いのか、分からない事だらけ・・・。
とにかく、忘年会の幹事のやることを調べてみよう!と、
当サイトに辿り着かれたのではありませんか?
そんなあなたの為に、忘年会の幹事のやることや、当日の進行の流れと、
忘年会の幹事の注意点や心得について、ご紹介していきたいと思いますので、
ここでサクッと確認して、しっかり準備をして、
立派に忘年会の幹事を務めあげてしまいましょう!
忘年会の幹事のやることや準備を紹介
それでは早速、忘年会の幹事のやることや準備について見ていきましょう!
忘年会の幹事さんのお仕事は、
- 日程(日にち&時間)を決める
- 予算(会費)を決める
- お店を決めて仮予約をする
- みんなに案内&出欠確認をする
- 上司に挨拶を依頼する
- 余興や出し物をしてくれる人に依頼する
- ゲームを考える
- お店の本予約をする
などなどになります。
忘年会の日にちを決める時は、まず最初に、上司の方に(部長や課長など)、
いつなら大丈夫か、都合を聞いてからにされると良いと思います。
忘年会の開始時間を決める時は、あまりギリギリにしすぎると、
バタバタしてしまいますので、少し余裕を持った時間にするのが大事ですし、
会社からお店に行くまでに、かかる時間を考えて決めて下さいね。
忘年会の会費は、役職の方には、多めに払って貰って、女性は少なめ。
という形にすると良いですし、会費の金額で迷った時は、
前回の忘年会の幹事さんに聞いてみて、参考にすると良いでしょう。
忘年会のお店(料理、コース)を決める時は、事前に、みんなに
料理のリクエストなどを聞いておくと、お店が決めやすいかも知れませんね。
そして、お店(料理、コース)を決めたら、
とりあえずざっくりと参加人数を伝えて、仮予約をしておきます。
その時に、いつまでに正確な参加人数を伝えれば良いのかや、
キャンセル料金などについて、確認しておきましょう。
忘年会の日程と会費が決まったら、忘年会の案内と共に、
みんなにメールを出して、忘年会の出欠確認をします。
出欠確認をする際は、
「〇〇日までに出欠の連絡をして下さい。」
と忘れずに、期限を記載するようにして下さいね。
忘年会では、
- 初めの挨拶
- 乾杯
- 終わりの挨拶
と、挨拶をしてもらうと思いますが、忘年会の当日に、
急に言われても困りますので、
それぞれを事前に、上司の方にお願いしておきましょう。
忘年会の初めの挨拶と乾杯は、同じ人でも良いと思いますが、
初めの挨拶と終わりの挨拶は、違う人になるので、
どちらを誰に依頼するのか(部長?課長?)は、
会社によって、変わってくるのかなと思いますので、
迷われた時は、前回の忘年会の幹事さんに確認されると安心ですよ。
忘年会で余興や出し物をされる予定ならば、
事前に、やってくれる人に依頼しておいたり、
忘年会でゲームをする予定ならば、
どんなゲームをするのかも考えておきましょう。
忘年会の余興やゲームについては、下記の記事で詳しく紹介していますので、
ぜひ参考にされて下さいね。
忘年会のゲームで大人数におすすめと少人数向けや簡単なアイデア
みんなから、忘年会の出欠のメールが返ってきたら、参加人数を集計して、
お店に言われた期限までに、最終人数を伝えて、お店の本予約を完了させます。
忘年会の出欠は、すぐに返信してくれる人もいれば、
なかなか返信してくれない人もいますので、そういう人には、
- 催促メールを送ったり
- 口頭で確認する
などが必要になってきますので、お店に言われた期限までに、
参加人数を集計出来るように、早めに準備するようにお気を付けください。
また、忘年会の乾杯をスムーズに進める為に、ビールが飲めない人には、
事前に、乾杯の時のドリンクを聞いておくと良いと思います。
以上で、忘年会の幹事のやることや準備は完了となりますので、
ぜひ参考にされて下さいね。
忘年会の幹事さんの仕事は、いろいろあって大変ですが、
より良い忘年会になるように、しっかり準備していきましょう!
忘年会の幹事の進行の流れ(当日)
それではお次は、忘年会の幹事の進行の流れ(当日)について見ていきましょう!
忘年会当日の、幹事の進行の流れは、
- お店に早めに行って、注文内容を確認する
- 注文しやすい席をキープする
- 会費を集める(事前に集めておいてもOK!)
- 全員揃ったらドリンクのオーダーをする
- ドリンクが揃ったら忘年会の開始(幹事の挨拶)
- 始めの挨拶&乾杯(上司にしてもらう)
- 料理のコースや飲み物の説明をする
- しばらく料理を食べたり、お酒を飲んだり・・・
- 余興や出し物をしてもらう(担当者)
- ゲームの司会&景品を渡す
- ラストオーダーのお知らせをする
- 終わりの挨拶(上司にしてもらう)
- 忘年会の閉宴(幹事の挨拶)
- お会計をする
- 解散
と、このような感じになります。
忘年会の幹事をする時は、注文がしやすい席、個室ならば、戸の近くなど、
に座るようにすると、仕事がやりやすくなります。
忘年会の会費は、人数が多い場合は、事前に集めておくと良いかも知れませんが、
事前に集めると、会費を保管しなければいけなくなるので、
当日集めるのが安心かなと思います。
忘年会を始める時の、幹事の挨拶は、
「それではただ今より、〇〇部(部署名)の忘年会を始めたいと思います。
まずは、初めの挨拶を〇〇部長よろしくお願い致します。」
という感じで、忘年会を始める旨と、初めの挨拶の紹介をして、
乾杯が別の人の場合は、
「〇〇部長ありがとうございました。
それでは、乾杯の音頭を、〇〇課長宜しくお願い致します。」
と進行していきます。
乾杯が終われば、みんなが自由に、食べたり飲んだりしていきますので、
グラスが空になっている人がいれば、
「何飲まれますか?」
と声をかけて、ドリンクの注文をしたり、空いているお皿があれば、
端に寄せたりと、周りを常に見るようにすると良いと思います。
そして、しばらく歓談した後は、余興や出し物をしてもらったり、
ゲームをする場合は、ゲームの進行や景品を渡したりします。
そして、店員さんからラストオーダーを言われたら、大きな声で、
「ラストオーダーになりますので。」
とみんなに知らせます。
忘年会の終了時間10~15分くらい前になったら、
「そろそろ終了時間になりますので、
〇〇部長終わりの挨拶をよろしくお願い致します。」
と、上司の方に、終わりの挨拶をしてもらって、それが終われば、
「これにて、〇〇部(部署名)の忘年会は終了となります。
みなさん、本日はありがとうございました。」
との挨拶で、忘年会を締めれば良いでしょう。
その後はお会計をして、解散となりますが、終わりの挨拶の前に、
早めに、お会計を終わらせても良いと思いますので、
その辺りは、臨機応変に対応して下さいね。
また、みんなが部屋を出た後に、忘れ物がないか、
チェックするようにお気を付けください。
と、忘年会の幹事の進行の流れは、こんな風になりますので、
ぜひ参考にされて下さいね。
忘年会の幹事の注意点や心得について
それでは最後に、忘年会の幹事の注意点や心得について見ていきましょう!
忘年会シーズンになると、お店の予約が取りづらくなりますので、
人気のお店などは特に、早めに予約を取るように気を付けましょう。
そして、忘年会当日は、早めにお店に行くようにして、段取りなどを確認したり、
お店側と、料理のコースや、ドリンクのオーダーなどを確認したり、
宴会の最中は、周りに気を配るように、心がけておくと良いと思います。
注文がしやすい席に座るのも大事ですし、
グラスが空になっている人には、声掛けをするなど・・・。
初めて忘年会の幹事をする時は、不安になってしまうと思いますが、
失敗しても誰も怒らないので、失敗を恐れず、
自分の思う通りに、堂々とされると良いと思います。
一生懸命取り組んでいれば、例え失敗したとしても、
きっと周りの人がフォローしてくれますので、
忘年会の幹事を楽しんでやっていきましょう!
忘年会の幹事の仕事で、どうしたら良いのか分からない時は、
「全部自分で決めなければいけない!」
と思わずに、前回の忘年会の幹事さんに確認してみたり、
上司の方に相談したりすると良いと思いますので、ぜひ参考にされて下さいね。
忘年会の幹事のやることや進行と注意点のまとめ
忘年会の幹事さんは、準備などやることがたくさんあって、
「何をしたら良いんだろう・・・。」
と悩まれると思いますので、そんな時は、ぜひ当記事をお役立て下さいませ。
忘年会当日の進行の流れや、幹事の注意点などについても、
ご紹介しましたので、ぜひ参考にされて下さいね。
忘年会の幹事は、大変だと思いますが、何事も経験ですからね。
きっとこれからの人生に役立つと思いますので、頑張ってやっていきましょう!
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