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仕事効率化のアイデアや方法を紹介。進め方のコツや工夫を習得!

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仕事 効率化 アイデア

 

日々仕事をする人にとって、仕事の効率化は大事ですよね。

 

毎日の仕事は私達が生きていく為には、
無くてはならない、とっても大事なものですが、

 

どうせやらなければいけないのなら、仕事はサクサク終わらせて、
大好きなテレビを見たり、本を読んだり、おもしろ動画を見たりと、

 

自分の好きな事にたっぷり時間を使いたいですよね。

 

 

そんな風に生きるには、人生の大部分を占める仕事を効率よく進めて、
少しでも早く終わらせることが大切です。

 

 

ということで、これから、
仕事効率化のアイデアや方法についてご紹介していきますので、

 

ここでしっかり、仕事の進め方やコツや工夫を習得して、
より楽しい人生を送る為に、仕事のスピードアップに努めましょう!

 

 

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仕事の優先順位をハッキリさせる

仕事を進めていく上で、最も重要と言っていいくらい大事なのが、
優先順位をハッキリさせることです。

 

 

会社では、一人の人から一つずつ、仕事を依頼されるわけではなくて、

 

だいたい何人かの人達から、同時にいくつかの作業を依頼されて、
自分の手元には、複数の仕事がある。

 

という状態の方が多いですよね。

 

 

そうなると、やはり、どの仕事から片付けていくのか、
どの仕事の締切りが早いのか、をしっかり確認して、

 

優先順位をハッキリさせて、仕事を進めていく事が大事になります。

 

 

仕事を依頼してくる人によっては、
「期限は〇日です。」

 

と言ってくれる人もいますが、中には、
特に期限を言ってくれない人もいますので、必ず仕事の依頼を受ける時は、

 

「この仕事はいつまでにすれば良いですか?」
と期限を確認しておきましょう。

 

 

その時、たまたま仕事の依頼がなくて、手があいていたとしても、
後から仕事の依頼が重なることもありますので、

 

そうなってから、再度確認しに行かなくても良いように、
事前に仕事の期限の確認は忘れないようにご注意下さいね。

 

タスク管理をきちんとする

仕事を効率よく進めていく為には、「TODOリスト」を作成して、
タスク管理をきちんとすることが大切です。

 

 

TODOリストを作成する際は、「付箋」を使うのがおすすめですよ。

 

まずは、抜けがないように、仕事内容を全て付箋に一つずつ書き出します。

 

次に、ノートなどに、

  • 未処理
  • 処理済み
  • 保留中(確認中)

 

などのエリアを作成し、「未処理」エリアに、付箋を優先順位で並べていきます。

 

そして、作業が終われば、付箋を「処理済み」エリアに移動させる。

 

としていくと、残っている仕事が一目で分かりますし、
途中で優先順位が変わったとしても、付箋を並び替えるだけで良いですし、

 

仕事が追加されたり、減ったりした時も管理がしやすいので、
付箋でのタスク管理はおすすめですよ。

 

 

毎朝、仕事を始める前に、TODOリストをチェックして、
仕事の優先順位を確認しながら仕事を進めることは、

 

仕事の効率化にとても大事になってきますので、しっかりやっていきましょう!

 

整理整頓をしっかりして無駄な時間をなくす

机の上や引き出しの中がごちゃごちゃしていると、

 

「〇〇を調べたいけど、ファイルどこだったかな?」
「〇〇を使いたいけど、どこにしまったかな?」

 

と、物を探すのに時間がかかってしまって、
仕事をする時間が短くなってしまいます。

 

 

そんな無駄な時間を減らして、仕事を効率よく進める為には、

 

机の上や引き出しの中を整理整頓して、
すぐに必要な物が取り出せるようにしておくことが大事ですよ。

 

 

「どこに何があるか覚えているから大丈夫。」
なんて方もいるかも知れませんが、人間は忘れる生き物です。

 

 

昨日今日の事なら、さすがに覚えていられると思いますが、
一週間、一か月・・・と、月日が流れていくうちに、

 

すっかり忘れてしまいますので、きちんと整理整頓しておきましょう。

 

 

ただ資料をファイルに閉じるだけではなく、
後から見ても必要な物が、すぐに見つけられるように、

 

見出しを付けるなどの工夫も大事ですよ。

 

ツールのスキルを上げて上手く活用する

仕事の効率化には、ツールのスキルを上げることは欠かせません。

 

仕事でよく使うツールの代表的なものには、Excel(エクセル)が挙げられますが、

 

やはり、Excelがサクサク使える人と、そうでない人では、
資料作成などの時間が全然違ってきますよね。

 

 

他にも、

  • Word(ワード)
  • PowerPoint(パワーポイント)

 

などなどのパソコンソフトや、専門的なものですと、

  • CAD

 

などのソフトでも、やはりこれらのスキルが高ければ高いほど、
仕事がサクサク進められるので、おのずと残業も少なく出来ますし、

 

仕事に対するストレスも少なくなって、仕事の効率もどんどん良くなります。

 

 

ですので、仕事の効率化を目指すなら、
ツールのスキルアップには力を入れていきましょう!

 

 

時間を見つけて、少しずつでも、ツールの勉強をコツコツしていく事で、
必ず仕事の効率化に繋がりますので、日々心掛けておいて下さいね。

 

時間帯で作業の振り分けをする

人によって、それぞれ個人差はあるかと思いますが、
基本的には、午前中の方が、頭がスッキリしてよく働くので、

  • アイデアを考えたり
  • クリエイティブな仕事や
  • 考えることが多い難しめの仕事

 

をする時は、午前中に取り組むのが良いですね。

 

 

逆に夕方になると、やはり、1日仕事をして脳が疲れていて、
集中力も切れてきますので、あまり頭を使わない簡単な作業を

 

夕方にするのがおすすめです。

 

 

ですが、
「午前中は頭が働かない。」
「午後の方が集中出来る。」

 

なんて人もいらっしゃると思いますので、
それぞれ自分の調子の良い時間帯を見つけて、その時間帯によって、

 

作業を振り分けるようにして、仕事の効率を上げていきましょう。

 

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報告は要点をまとめてから短時間で済ませる

仕事をする上で、上司への進捗報告は欠かせない大事なものですが、
ただ報告をすれば良いというものではありません。

 

 

上司の方は常に忙しいことが多いですし、
お互いに大切な時間を無駄にしないように、進捗報告をする時は、

 

事前にしっかり要点をまとめて
上司の方から、あれこれと質問をしなくても良いように準備して、

 

短時間で済むようにすることが大事です。

 

 

場合によっては、1日に何度か、
進捗報告をしなければいけない事もあるかと思いますが、

 

そうなってくると、それだけでかなり時間のロスになりますので、
とにかく仕事の効率化には時間がとても大事なので、注意しましょう。

 

相談は早めにして一人で悩まない

仕事を進める中で、仕事量が多すぎて負担になったりと、
様々な悩みが出てきますが、そんな時一人で抱え込んでしまうと、

 

仕事が進まなくて、どんどん悪循環に陥ってしまいます。

 

 

なので、仕事で悩んだ時は、早めに上司や先輩に相談することも、
仕事の効率化にとって大事ですよ。

 

 

早めに相談することで、仕事を他の人に振るなど、
相談された上司側も対応がしやすいですし。

 

 

悩んだ時に相談しやすい様に、日頃から
上司や先輩とコミュニケーションをとるようにして、環境作りも大事です。

 

 

悩みを口にするのは、なかなか勇気がいりますが、
悩んでいる時間も勿体ないので、仕事をサクサク進める為には必要な事ですね。

 

分からない事はしっかり質問する

仕事をしていると、一人ではどうにもこうにも分からない事もありますよね。

 

そんな時は、一人でいつまでもうんうん考えていると、
時間だけが過ぎていって、仕事が止まってしまいます。

 

それはとても仕事の効率が悪いですよね。

 

 

なので、
「こんな事聞いて大丈夫かな・・・。」
と気後れしてしまうこともあるかと思いますが、

 

「聞くは一時の恥、知らぬは一生の恥」
とことわざにもあるように、例え笑われたとしても、一時のことです。

 

 

後回しにすればするほど、聞きにくくなりますし、
どうせ恥をかくなら、とっとと済ませてしまいましょう。

 

 

分からない事が分かると、スッキリして仕事のスピードも上がりますし、
何より気分が晴れますよ。

 

 

ですが、
「何でも分からない事を人に聞いてしまえば良い。」

 

という気持ちでも困りますので、

 

「まずは自分で調べてみる。」
「それでも分からなければ聞く。」

 

というようにすることが大事です。

 

 

自分で調べることで、自分のスキルも伸びていきますし、
何でもかんでも聞いていると、

 

相手の大事な時間を奪ってしまうことになりますので・・・。

 

 

そして、一度聞いたことはしっかりメモをして、
「同じことを何度も聞かない。」

 

ということを心がけておきましょう。

 

 

一度聞いたけど、理解できずに、もう一度聞く。
なんてこともあるかと思いますが、そんな時は、必ず

 

「一度聞いたのですが、もう一度教えて下さい。」
と一言付け加えるようにしましょう。

 

 

この一言があるのとないのとでは、全然相手の印象が違ってきますので、
ご注意下さいね。

 

上手に休憩をとってリフレッシュする

仕事の効率化には、上手に休憩をとって、
心身ともにリフレッシュすることがとても大事になります。

 

 

急いでいるからと、根詰めて仕事をしすぎると、
脳が疲れてしまって、ケアレスミスが増えてやり直し。

 

なんてことになって、結局時間がかかる。
という効率が悪い状態になってしまいますので、やはり、忙しい時こそ、

  • 外の空気を吸う
  • 歩く
  • 簡単なストレッチをする
  • ゆっくり深呼吸する
  • 手を洗う
  • おやつを食べて栄養補給する

 

などなど、きちんと気分転換をして、仕事を進めるようにしましょう。

 

 

アイデアに煮詰まった時も、歩くなど、体を動かすと、
「ピン!」と良いアイデアがひらめく事もありますよ。

 

 

そして、
「なんだか疲れたな・・・。」

 

と感じた時は、チョコレートなど甘いものを食べて、栄養補給をして、
疲れを回復させてあげましょう。

 

自分なりの目標を決めて仕事に取り組む

仕事の大きな目標と言えば、その仕事を完了させることですよね。

 

ですが、仕事を完了させるまでに、自分なりに小さな目標を決めて、
その目標を一つ一つ達成させていくことで、やる気もアップしますし、

 

仕事の効率アップにも役立ちますよ。

 

 

例えば、

  • この作業は〇時間で終わらせる
  • Excel(エクセル)の〇〇機能を覚える

 

などなど・・・。

 

小さくても良いので、仕事を完了させる為に、目標を設定することで、
飽きずに集中して、仕事に取り組めるので、仕事の効率化に繋がりますよ。

 

 

また、自分の中で細かく進捗管理をしていく事で、
「この作業にはこのくらい時間がかかるんだな。」

 

と自分の作業スピードを把握出来るようになるので、
次の仕事に取り組む時に、目標を設定しやすくなりますね。

 

自分の得意な仕事から始めて良い流れを作る

「なんだか今日はやる気がしない・・・。」

 

なんて日は、自分の得意な仕事から始めると、気分が乗ってきて、
いい感じに仕事を進めることが出来ますよ。

 

人間だれしも、やる気が出ない日はあります。

 

 

そんな時に、無理に気が進まない苦手な仕事をしてしまうと、
更にやる気がなくなって、どんどん仕事が嫌になってしまいますので、

 

仕事の効率をアップする方法として、自分の得意分野から取り掛かって、
良い流れを作ることも大事ですね。

 

働きやすい服装や環境を整える

気持ち良く仕事をする為には、服装や環境も大事ですね。

 

デスクワークが中心で、座っていることが多い人なら、
座っていても苦しくない、楽な服装が良いですし、

 

立ち仕事や歩き回ることが多いなら、スカートよりパンツの方が良いなど・・・。

 

 

それぞれの働き方にあった服装をすることも、
仕事の効率化に繋がる大事な要素ですね。

 

 

また、オフィスが暑かったり寒かったりすると、ストレスになって、
仕事の効率が悪くなりますので、気温なども気を付けて下さいね。

 

 

とは言っても、なかなかオフィスの室温を、自分好みに調節するのは難しいので、
服装で調整したり、

  • 卓上加湿器
  • 卓上扇風機
  • ひざ掛け

 

などなどのグッズを上手に利用して、
自分にとって、出来る限りベストな環境づくりをされて下さいね。

 

時間厳守を心がけて残業を減らす

最初から、残業をすることを頭に置いていると、ダラダラしてしまって、
仕事のスピードが遅くなりますし、残業が続くと、

 

体に疲れが溜まって、仕事の効率が悪くなってしまいます。

 

 

なので、
「仕事は定時で終わらせて、残業はしない!」
と決めて、仕事を進めるようにしましょう。

 

 

退社後に予定を入れてしまうのも、残業を減らす為の一つの手段ですね。

 

そうすれば、定時で仕事を終わらせようとする気持ちが強くなるので、
集中して仕事に取り組めますね。

 

通勤時間を利用してスキルUP

仕事の効率化を目指すなら、やはり、

  • 自分のスキルをあげること
  • 知識を増やすこと

 

が大事になりますので、毎日の通勤時間を上手く利用して、
専門書を読むなど、知識を増やす為に使うのはいかがでしょうか。

 

 

通勤時間は専らスマホゲームに没頭する。
なんて人も、ぜひスキルアップの為に、チェンジしてみて下さいね。

 

 

毎日の少しの努力が、仕事の効率化になって、
きっと、自分の人生において、自由な時間を増やすことに繋がりますよ。

 

頑張った自分を褒める

仕事をやり終えたら、頑張った自分を褒めてあげましょう。

 

時には、自分へのご褒美も忘れずに。

 

仕事はしんどいですし、辛い事も多いです。

 

途中で嫌になって、投げ出したくなることもありますが、
しっかり最後まで仕事をやり遂げた時は、

 

やはり、自分をきちんと褒めてあげる事が大事ですよ。

 

 

そうすると、やる気が出て、辛くても頑張れますし、
褒めてあげる事で、自身がついて、

 

能力もグングン上がっていきますので、仕事の効率化につながっていきます。

 

仕事の効率が良い人と効率が悪い人の違いとは

仕事の効率が良い人と効率が悪い人っていますよね。

 

「その違いって何だろう・・・?」
と疑問に思いませんか?

 

 

仕事の効率が悪い人は、効率が良い人に比べると、

  • 視野が狭く、仕事の全体像が見えていない
  • 聞く力が弱い
  • 完璧主義でこだわりが強すぎる

 

ことが多いですね。

 

仕事の効率が良い人は、仕事をする時に、

 

「なぜこの仕事をするのか。」
「どんな風に進めていけば良いのか。」

 

を常に考えていて、仕事の全体像を把握出来ていますが、
逆に仕事の効率が悪い人は、目の前の事でいっぱいいっぱいで、

 

視野が狭く、仕事の全体像を見ていません。

 

 

仕事の全体を見ずに、一部分だけを見ていては、
効率よく仕事を進めるのは難しいですよね。

 

 

そして、聞く力も大事です。

 

仕事の指示を受けた時に、聞き漏らしていたり、
十分に理解しきれていない状態で、仕事に取り組んでしまうと、

 

自分では出来たと思ったものでも、全然ダメだった。
なんて事にもなりますので、仕事の指示を受けた時は、

 

必ず復唱するようにして、漏れや理解のズレがないかどうか確認しましょう。

 

 

私は仕事の指示を受ける時は、
必ず、復唱しながら、その場でメモするようにしています。

 

 

そして、こだわりが強くて、完璧主義な人も、
仕事の効率が悪くなりますので、注意が必要です。

 

 

仕事はもちろん、完璧にすることも大事ですが、
あまりにも完璧を求めすぎると、期限に間に合わない。

 

ということになってしまいますので、どこかで折り合いをつけなければいけません。

 

 

どこもかしこも完璧にするのは不可能なので、
「こだわりすぎない!」

 

という事も、仕事をする上では大切になってきます。

 

仕事効率化のアイデアや方法のまとめ

仕事効率化のアイデアや方法について、お話してきましたがいかがでしたか?

 

一度に全部やるのは難しいと思いますので、
ゆっくり自分の出来ることから進めてみて下さいね。

 

 

何も考えずに、ただただ仕事を片付けていくだけでは、
仕事の効率化を実現することは出来ませんが、

 

少しずつでも、意識して心がけていくことで、
1か月後、2か月後・・・と成果が出てきますので、

 

ぜひ、仕事効率化のアイデアや方法にチャレンジしてみて下さいね。

 

 

自由な時間を増やす為に頑張りましょう!

 

 

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