仕事をする上で『報連相（ほうれんそう）』は大事ですよね。
『報連相（ほうれんそう）』とは、働く人なら当然ご存じの
「報告」「連絡」「相談」のことですが、
正に、この『報連相（ほうれんそう）』は
毎日の仕事の上で欠かせない、
働く人にとって
切っても切っても、切り離せないものだと思います。
そんな、大事な『報連相（ほうれんそう）』ですが、
これらの回数を出来るだけ少なくして、時間のロスをなくすことで、
仕事のスピードもかなり違ってきます。
大事な大事な時間を無駄にするかしないかは、
きちんと先（未来）のことを考えてから
行動出来るかどうかにかかっていると思います。
その中でも今回は、
仕事のメールの送り方についてお話したいと思います。
仕事のメールの送り方
毎日の仕事の中で、メールを送ることって多いですよね。
- お客様や
- お得意先や
- 社内の人など
メールで様々な連絡をすることの方が多いのではないでしょうか。
メールは電話よりも手軽だし、
急ぎでない用件なら相手のことを考えても
メールで連絡した方が効率が良いと思います。
ですが、そんな便利なメールでもやはり、
- 何も考えずに送る人と
- 先のことをよく考えて送る人では
全く違ったメールになってくると思います。
例えば、会議の詳細を社内の人にメールするとします。
- あまり何も考えずにメールを送るA子さんと、
- きちんと考えてから送るB子さんの
2人のメールを見ていきましょう。
- まずはA子さんのメール
〈本文〉2月14日（水）に会議を開催したいと思いますが、
ご都合いかがでしょうか？
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。
とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは
「時間は何時なんだろう？」
と疑問に思ったので、
との返信をしました。
すると、A子さんはそのメールに対して
と返信しました。
そのメールを受け取ったC子さんは、今度は
「場所はどこなんだろう・・・？」
と疑問に思ったので、
とまたまた返信メールを送りました。
それを受け取ったA子さんは返信をする → C子さんはまたまた返信をする。
と言うように、この後も何回かメールの送り合いが続きました。
- 次にB子さんのメール
〈本文〉2月14日（水）14：00～（2時間ほど）会議を開催したいと思います。
場所：第2会議室
参加者：〇〇さん、〇〇さん、〇〇さん、
持参頂く物：〇〇の資料
上記の内容でご都合いかがでしょうか？
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。
とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは
との返信のみでメールが終了しました。
同じ連絡メールでも、送る人によって
かなり違うものになってしまっていますね。
２人の仕事のメールの送り方の違いとは？
では、この2人の違いは何なのでしょうか？
A子さんはきちんと考えずに、
思いつきでメールを送ってしまったので、
情報がかなり不足していて、返信の送り合いが何回か必要になって
その分時間もかかってしまいました。
それに比べてB子さんは、メールを送る前に、
必要な情報は何か、1通のメールで用件が済むように、
きちんと考えてからメールを送ったので、
相手の人も1通のメールを送るだけで済みました。
やはり、メール1通にしても
「何が必要か、情報の漏れはないか」
をしっかり考えて送れる人と、そうでない人では、
仕事のスピードが、かなり変わってくると思います。
しかも、自分の時間だけではなく、
相手の時間も奪ってしまうことになるので、
メールなど送る時は注意しなければいけませんね。
「たかがメール1通で。」
と思われるかも知れませんが、
『塵も積もれば山となる』です。
こういう小さな積み重ねが
「時間の無駄をなくす」ことに繋がるのだと思います。