仕事をする上で『報連相(ほうれんそう)』は大事ですよね。
『報連相(ほうれんそう)』とは、働く人なら当然ご存じの
「報告」「連絡」「相談」のことですが、
正に、この『報連相(ほうれんそう)』は
毎日の仕事の上で欠かせない、
働く人にとって
切っても切っても、切り離せないものだと思います。
そんな、大事な『報連相(ほうれんそう)』ですが、
これらの回数を出来るだけ少なくして、時間のロスをなくすことで、
仕事のスピードもかなり違ってきます。
大事な大事な時間を無駄にするかしないかは、
きちんと先(未来)のことを考えてから
行動出来るかどうかにかかっていると思います。
その中でも今回は、
仕事のメールの送り方についてお話したいと思います。
仕事のメールの送り方
毎日の仕事の中で、メールを送ることって多いですよね。
- お客様や
- お得意先や
- 社内の人など
メールで様々な連絡をすることの方が多いのではないでしょうか。
メールは電話よりも手軽だし、
急ぎでない用件なら相手のことを考えても
メールで連絡した方が効率が良いと思います。
ですが、そんな便利なメールでもやはり、
- 何も考えずに送る人と
- 先のことをよく考えて送る人では
全く違ったメールになってくると思います。
例えば、会議の詳細を社内の人にメールするとします。
- あまり何も考えずにメールを送るA子さんと、
- きちんと考えてから送るB子さんの
2人のメールを見ていきましょう。
- まずはA子さんのメール
〈本文〉2月14日(水)に会議を開催したいと思いますが、
ご都合いかがでしょうか?
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。
とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは
「時間は何時なんだろう?」
と疑問に思ったので、
との返信をしました。
すると、A子さんはそのメールに対して
と返信しました。
そのメールを受け取ったC子さんは、今度は
「場所はどこなんだろう・・・?」
と疑問に思ったので、
とまたまた返信メールを送りました。
それを受け取ったA子さんは返信をする → C子さんはまたまた返信をする。
と言うように、この後も何回かメールの送り合いが続きました。
- 次にB子さんのメール
〈本文〉2月14日(水)14:00~(2時間ほど)会議を開催したいと思います。
場所:第2会議室
参加者:〇〇さん、〇〇さん、〇〇さん、
持参頂く物:〇〇の資料
上記の内容でご都合いかがでしょうか?
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。
とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは
との返信のみでメールが終了しました。
同じ連絡メールでも、送る人によって
かなり違うものになってしまっていますね。
2人の仕事のメールの送り方の違いとは?
では、この2人の違いは何なのでしょうか?
A子さんはきちんと考えずに、
思いつきでメールを送ってしまったので、
情報がかなり不足していて、返信の送り合いが何回か必要になって
その分時間もかかってしまいました。
それに比べてB子さんは、メールを送る前に、
必要な情報は何か、1通のメールで用件が済むように、
きちんと考えてからメールを送ったので、
相手の人も1通のメールを送るだけで済みました。
やはり、メール1通にしても
「何が必要か、情報の漏れはないか」
をしっかり考えて送れる人と、そうでない人では、
仕事のスピードが、かなり変わってくると思います。
しかも、自分の時間だけではなく、
相手の時間も奪ってしまうことになるので、
メールなど送る時は注意しなければいけませんね。
「たかがメール1通で。」
と思われるかも知れませんが、
『塵も積もれば山となる』です。
こういう小さな積み重ねが
「時間の無駄をなくす」ことに繋がるのだと思います。