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仕事のメールの送り方(効率良く時間を無駄にせず連絡するには)

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仕事 メール 送り方

 

仕事をする上で『報連相(ほうれんそう)』は大事ですよね。

 

『報連相(ほうれんそう)』とは、働く人なら当然ご存じの
報告」「連絡」「相談」のことですが、

 

正に、この『報連相(ほうれんそう)』は
毎日の仕事の上で欠かせない、

 

働く人にとって
切っても切っても、切り離せないものだと思います。

 

そんな、大事な『報連相(ほうれんそう)』ですが、

 

これらの回数を出来るだけ少なくして、時間のロスをなくすことで、
仕事のスピードもかなり違ってきます。

 

大事な大事な時間を無駄にするかしないかは、

 

きちんと先(未来)のことを考えてから
行動出来るかどうかにかかっていると思います。

 

その中でも今回は、
仕事のメールの送り方についてお話したいと思います。

 

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仕事のメールの送り方

毎日の仕事の中で、メールを送ることって多いですよね。

  • お客様や
  • お得意先や
  • 社内の人など
今は電話よりも、
メールで様々な連絡をすることの方が多いのではないでしょうか。

 

メールは電話よりも手軽だし、
急ぎでない用件なら相手のことを考えても

 

メールで連絡した方が効率が良いと思います。

 

ですが、そんな便利なメールでもやはり、

  • 何も考えずに送る人と
  • 先のことをよく考えて送る人では

 

全く違ったメールになってくると思います。

 

例えば、会議の詳細を社内の人にメールするとします。

  • あまり何も考えずにメールを送るA子さんと、
  • きちんと考えてから送るB子さんの

 

2人のメールを見ていきましょう。

  • まずはA子さんのメール
〈件名〉会議開催のご連絡

 

〈本文〉2月14日(水)に会議を開催したいと思いますが、
ご都合いかがでしょうか?
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。

とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは

 

「時間は何時なんだろう?」
と疑問に思ったので、

時間は何時からでしょうか?

との返信をしました。
すると、A子さんはそのメールに対して

時間は14:00からです。

と返信しました。
そのメールを受け取ったC子さんは、今度は

 

「場所はどこなんだろう・・・?」
と疑問に思ったので、

場所はどこでしょうか?

とまたまた返信メールを送りました。

 

それを受け取ったA子さんは返信をする → C子さんはまたまた返信をする。
と言うように、この後も何回かメールの送り合いが続きました。

 

  • 次にB子さんのメール
〈件名〉会議開催のご連絡

 

〈本文〉2月14日(水)14:00~(2時間ほど)会議を開催したいと思います。
場所:第2会議室
参加者:〇〇さん、〇〇さん、〇〇さん、
持参頂く物:〇〇の資料

 

上記の内容でご都合いかがでしょうか?
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。

とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは

了解しました。会議の方参加させて頂きます。

との返信のみでメールが終了しました。

 

同じ連絡メールでも、送る人によって
かなり違うものになってしまっていますね。

 

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2人の仕事のメールの送り方の違いとは?

では、この2人の違いは何なのでしょうか?

 

A子さんはきちんと考えずに、
思いつきでメールを送ってしまったので、

 

情報がかなり不足していて、返信の送り合いが何回か必要になって
その分時間もかかってしまいました。

 

それに比べてB子さんは、メールを送る前に、
必要な情報は何か、1通のメールで用件が済むように、

 

きちんと考えてからメールを送ったので、
相手の人も1通のメールを送るだけで済みました。

 

やはり、メール1通にしても
「何が必要か、情報の漏れはないか」

 

をしっかり考えて送れる人と、そうでない人では、
仕事のスピードが、かなり変わってくると思います。

 

しかも、自分の時間だけではなく、
相手の時間も奪ってしまうことになるので、

 

メールなど送る時は注意しなければいけませんね。

 

「たかがメール1通で。」
と思われるかも知れませんが、

 

塵も積もれば山となる』です。

 

こういう小さな積み重ねが
時間の無駄をなくす」ことに繋がるのだと思います。

 

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